หลายๆท่านอาจสงสัยว่าบรรดาเจ้าหน้าที่สรรหาเค้ามีเทคนิค หรือเครื่องมืออะไรที่ใช้สำหรับการสัมภาษณ์บ้างนะ จริงๆเราเองก็มีหลักการอยู่มากมายหลากหลายแบบนะคะ ไม่ว่าจะเป็น STAR INTERVIEW หรือ COMPETENCY BASED INTERVIEW หรือ BEHAVIORAL BASE INTERVIEW ฯลฯ แต่บอกได้เลยนะคะว่า งานสรรหาและคัดเลือกนอกจากจะใช้ความรู้ ทักษะ และเทคนิควิธีการต่างๆแล้ว มันเป็นงานที่ต้องอาศัยการฝึกฝนและประสบการณ์ การสัมภาษณ์คนเยอะๆจะทำให้เจ้าหน้าที่สรรหาได้มองเห็นและตีความการจากพูดคุยได้อย่างหลากหลาย
รวมถึงเป็นการฝึกทักษะการตั้งคำถามเพื่อเป็นการค้นหาคำตอบที่ซ่อนอยู่เบื้องหลัง แล้วเทคนิคที่พูดมาเมื่อกี้มันคืออะไรกันนะ มันก็เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การสัมภาษณ์มีทิศทางมากขึ้น มีเป้าหมายชัดเจนว่าเราต้องการค้นหาอะไร ซึ่งไม่ได้มีประโยชน์แค่ต่อเจ้าหน้าที่สรรหา แต่รวมถึงหัวหน้างานที่เป็นผู้สัมภาษณ์งานอีกด้วย นอกจากนี้หลักการต่างๆเหล่านี้ ยังสามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้อีกด้วยนะคะ
จริงๆแล้วก่อนที่เจ้าหน้าที่สรรหาจะเริ่มกระบวนการสรรหาเพื่อคัดเลือกผู้สมัครนั้น เจ้าหน้าที่สรรหาเองต้องทำความเข้าใจในลักษณะงานที่เปิดรับสมัครงานเป็นอย่างแรก ทำความเข้าใจว่างานแต่ละตำแหน่งมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร มีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง และจุดที่สำคัญที่เจ้าหน้าที่สรรหาต้องศึกษาและทำความเข้าใจเป็นอย่างมากเลยก็คือ งานหรือตำแหน่งงานนั้นๆต้องมีความรู้ ทักษะ และความสามารถ ที่จำเป็นต่อตำแหน่งงานนั้นอย่างไรบ้าง หรือที่ภาษาคน HR เข้าเรียกว่า COMPETENCY หรือ สมรรถนะนั่นแหละคะ แล้วคนต้องมีคุณสมบัติแบบไหนถึงจะมาทำงานนี้ได้ เป็นโจทย์ที่ต้องมาทำความเข้าใจ เช่น
ตำแหน่ง “เจ้าหน้าที่จัดซื้อ”
วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง: เพื่อทำหน้าที่ในการจัดหาและจัดซื้อสินค้าในราคาที่เหมาะสม และช่วยรักษาเป้าหมายด้านต้นทุนของบริษัท
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
- จัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ และราคาเหมาะสมทั้งจากภายในประเทศและต่างประเทศ
- ทำตรวจสอบและพิจารณาการสั่งซื้อสินค้า
- รวบรวมและจัดทำฐานข้อมูล Supplier สำหรับการสั่งซื้อสินค้า
- ตรวจสอบการรับมอบสินค้า และยืนยันคุณภาพสินค้าที่ได้รับจาก Supplier
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง
- การศึกษาระดับปริญญาตรีขึ้นไป สาขาบริหารธุรกิจ เศรษฐศาสตร์ การจัดการโลจิสติกส์ หรือสาขาอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- มีประสบการณ์การทำงานด้านงานจัดซื้ออย่างน้อย 1-2 ปี ทั้งการจัดซื้อสินค้าทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ
- มีความรู้เกี่ยวกับการนำเข้า ภาษีศุลกากร จะพิจารณาเป็นพิเศษ
- มีทักษะด้านการคำนวณ การคิดคำนวณต้นทุน
- มี ทักษะการติดต่อประสานงาน การตัดสินใจ และการแก้ไขปัญหา
- มีความละเอียดรอบคอบ
- ทักษะการสื่อสารภาษา อังกฤษอยู่ในระดับดี ทั้งการฟัง พูดอ่าน และเขียน
จากลักษณะตัวอย่างงานเจ้าหน้าที่จัดซื้อข้างต้นเราจะเอามาจำแนกออกเป็น 3 ด้านหลักๆ ได้แก่
ความรู้: การนำเข้าสินค้า ภาษีศุลกากร การคิดคำนวณ ความรู้เกี่ยวกับงานจัดซื้อ
ทักษะ: การคำนวณ ติดต่อประสานงาน การตัดสินใจ การสื่อสารภาษาอังกฤษ การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
ความสามารถ: ความละเอียด รอบคอบ
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้แหละที่เจ้าหน้าที่สรรหาเองจะทำมาใช้เป็นการประเมิน ประวัติผู้สมัคร รวมถึงการตั้งคำถามในการสัมภาษณ์งาน ซึ่งเราจะสามารถนำเทคนิควิธีการสัมภาษณ์มาปรับประยุกต์ในระหว่างการสัมภาษณ์ เช่น
หลัก STAR INTERVIEW คำว่า STAR ย่อมาจาก
- S = SITUATION
- T= TASK
- A= ACTION และ
- R=RESULT
กล่าวง่ายๆก็คือการสร้างคำถามเชิงสถานการณ์เพื่อดูว่าผู้สมัครมีความรู้ในสถานการณ์หรือคำถามนั้นๆอย่างไรบ้าง หรืออาจจะสามารถถามในลักษณะที่ให้ผู้สมัครหยิบยกสถานการณ์ขึ้นมา แล้วอธิบายถึงการกระทำที่ใช้โต้ตอบต่อสถานการณ์นั้น และผลลัพธ์จากการลงมือทำของผู้สมัครที่ตัดสินใจตอบสนองต่อสถานการณ์นั้นเป็นอย่างไร บางครั้งอาจเป็นการให้ผู้สมัครหยิบยกเหตุการณ์ในอีตที่ผานมามาเป็นคำตอบ หรือที่เรียกว่า BEHAVIOR BASE INTERVIEW หรือ COMPETENCY BASE INTERVIEW ซึ่งจะทำให้ผู้สัมภาษณ์ประเมินได้ว่าผู้สมัครจะมีวิธีการจัดการอย่างไรต่อสถานการณ์นั้นๆ
ทั้งนี้ผู้สมัครมีแนวโน้มจะใช้วิธีการเดียวกันในการจัดการกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นมาใหม่ และมีลักษณะหรือบริบทของสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน เป็นจ้น ทั้งนี้ถ้าหากเจ้าหน้าที่สรรหาจะทำการสัมภาษณ์ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อ อาจให้เริ่มต้นจากเล่าประวัติหรือประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา เมื่อผู้สมัครเล่าประวัติการทำงานในแต่ละที่ๆผ่านมา เจ้าหน้าที่สรรหาจะสามารถนำเอาเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจากที่ผู้สมัครเล่ามาเป็นคำถามได้เช่นกัน นอกจากนี้เจ้าหน้าที่สรรหาเองอาจใช้วิธีการตั้งคำถามที่เกียวข้องกับสมรรถนะของ ตำแหน่งงานว่าง นั้นๆ
เช่น ขอให้ท่านลองยกตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นในนำเข้าวัตถุดิบจากต่างประเทศ แล้วท่านมีวิธีการแก้ปัญหาอย่างไรบ้าง หรือท่านเคยเจอสถานการณ์ที่สินค้าที่สั่งซื้อไม่สามารถนำเข้าได้ทันตามกำหนดเวลา ท่านมีวิธีการแก้ปัญหาอย่างไร เป็นต้น ซึ่งคำตอบของผู้สมัครจะทำให้เห็นว่าเค้าเคยผ่านประสบการณ์เหล่านี้มาหรือไม่ แล้วตัวของผู้สมัครเองจะมีตรรกะ และวิธีในการแก้ปัญหาให้ลุล่วงไปได้อย่างไร นอกจากเทคนิคการตั้งคำถามต่างๆดังที่กล่าวมาแล้ว เรายังสามารถสอบถามในด้านอื่นๆ เพื่อเป็นศึกษาทำความเข้าใจพฤติกรรมของผู้สมัครในอีกทางหนึ่ง เช่น กิจกรรมยามว่าง งานอดิเรก อุปนิสัยใจคอ ความสนใจที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของผู้สมัครได้เช่นกัน แต่อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่สรรหาจะไม่เข้าไปล้วงหรือก้าวก่ายสอบถามอะไรที่เป็นเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานนะคะ เป็นจรรยาบรรณอย่างหนึ่งของเจ้าหน้าที่สรรหาที่จะให้เกียรติต่อผู้สัมภาษณ์คะ
และใช่ว่าเจ้าหน้าที่สรรหาจะตัดสินใจจากข้อมูลการสัมภาษณ์ไม่ว่าจะเป็นเกี่ยวข้องหรือไม่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้นนะคะ เรายังพิจารณาถึงภาพรวมของผู้สมัครอย่างที่เคยบอกไปแล้วก่อนหน้านี้ว่า การแต่งกาย บุคลิกภาพ อุปนิสัยของผู้สมัครก็เป็นคะแนนเสริมด้วยเช่นกันคะว่าเหมาะสมหรือไม่ เพราะการคัดเลือกเป็นเรื่องยากที่เราจะเลือกคนได้เหมาะสมกับงานได้ครบ 100%
แต่เราจะคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติ ความคิด ค่านิยมที่ใกล้เคียงกับบงานและองค์กรมากที่สุดต่างหากนะคะ อย่างไรก็ตามการสัมภาษณ์ เทคนิคการสัมภาษณ์ และสไตล์การสัมภาษณ์ของเจ้าหน้าที่สรรหาแต่ละคนก็มีเทคนิคและสไตล์เฉพาะตัวที่แตกต่างกันออกไปคะ ถ้าเราพอที่จะรู้แนวทางประกอบกับรู้จักการวิเคราะห์ประเมินผู้สัมภาษณ์ได้ ในทางกลับกัน ก็จะสามารถรับมือกับทุกคำถามและทุกสถานการณ์ได้คะ
หวังว่าบทความนี้จะพอเป็นไอเดียให้กับผู้ที่กำลังมอง หางานกรุงเทพ และต่างจังหวัด เพื่อเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์งานว่าเจ้าหน้าที่สรรหาทั้งหลายเค้ามีกลวิธีหรือมีเทคนิคการสัมภาษณ์กันอย่างไรบ้างนะคะ ผู้เขียนหวังว่าจะช่วยท่านไม่ได้มากก็น้อยนะคะ
