เราใช้ทักษะการสื่อสารทุกๆวันในการสื่อสารกับผู้อื่น ดังนั้น การสื่อสารดูจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคน แต่ประโยคสื่อสารในชีวิตประจำวันและประโยคการสื่อสารทางธุรกิจนั้นไม่เหมือนกัน ในกรณีที่ว่าคุณมีการใช้ความสุภาพอ่อนน้อมและการพูดอย่างมีไหวพริบกับครอบครัว เพื่อน และเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่การสื่อสารและภาษาในธุรกิจจะไม่เป็นเช่นนั้น ดังนั้น ทักษะแบบไหนกันที่จะสามารถทำให้คุณประสบความสำเร็จในการสื่อสารทางธุรกิจได้ ?
ให้ความสำคัญกับภาษาท่าทาง
ภาษาท่าทางเป็นทักษะแรกๆที่จำเป็นในการสื่อสาร การพบลูกค้า รูปร่างหน้าตาของคุณอาจจะไม่ได้สวย หล่อ หรือดึงดูดใจ มันไม่ได้หมายถึงว่าพาร์ทเนอร์ของคุณ
ตกลงมาทำงานกับลูกค้าที่สบประมาทคุณ คุณไม่เพียงแต่ต้องโฟกัสเรื่องเสื้อผ้า แต่ต้องโฟกัสเรื่องการท่าทางเคลื่อนไหว และอื่นๆ ตัวอย่างข้างต้นดูเหมือนจะเป็นเรื่องธรรมดาและเป็นเรื่องเล็กๆ แต่มันเป็นจุดสำคัญ ที่จะทำให้ประโยคสนทนาลื่นไหล
มีการเตรียมประโยคสนทนา
คุณต้องแยกความแตกต่างระหว่างประโยคสนทนาในชีวิตประจำวันและประโยคสนทนาทางธุรกิจ การสนทนาทางธุรกิจต้องแม่นยำและชัดเจน ดังนั้นคุณต้องไม่เสียเวลาเพื่อเกริ่นนำ คุณต้องตระเตรียมประโยคสนทนา เตรียมคำถามที่คุณต้องการถามลูกค้าและคำตอบที่ลูกค้าอาจจะถาม สิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณมั่นใจมากขึ้นเมื่อต้องเผชิญหน้ากับลูกค้า และพวกเขาจะพึงพอใจคุณมาก
ยิ้มเข้าไว้และทักทายอย่างเป็นมิตร
เมื่อคุณต้องไปพบลูกค้า คุณไม่จำเป็นต้องทำหน้าบึ้งตึง ยิ้มเข้าไว้ มาใกล้ๆ และทักทายอย่างเป็นมิตร วิธีเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับความเห็นใจ รวมถึงขึ้นอยู่กับประโยสนทนามี่ลื่นไหลด้วย
ใช้คำที่เป็นมาตรฐานและแม่นยำ
คุณควรที่จำรู้ว่าคำในการสนทนาทางธุรกิจควรจะเป็นคำมาตรฐาน พูดเยอะๆไม่ได้หมายความว่าคุณจะรู้มากหรือคุณเป็นผู้เริ่มบทสนาในประโยค คุณควรรู้ว่าเวลาไหนที่ควรพูด เวลาไหนไม่ควรพูด คำที่ใช้ในการสนทนาควรจะสุภาพและเป็นทางการกว่าการสนทนาทั่วๆไป
เป็นผู้ฟังที่ดี
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เริ่มบทสนาหรือไม่ก็ตาม คุณควรที่จะฟังลูกค้าของคุณ แทนที่จะพูดมากๆ คุณควรที่จะมองและฟังความคิดของพวกเขาเพื่อที่จะรู้ว่าเขาคิดอย่างไร เขาต้องการอะไร มันไม่ใช่การแสดงว่าคุณสุภาพหรือเคารพพวกเขา แต่เป็นการให้ความเคารพในข้อมูลของพวกเขาจ่างหาก
ให้ความเคารพลูกค้าของคุณ
การให้ความเคารพลูกค้าของคุณไม่ได้หมายถึงว่าคุณจะยกให้เขาอยู่เหนือเสมอไป ในการสนทนา คุณต้องให้ความสนใจทั้งหมดของคุณไปอยู่ที่การสนทนาเท่านั้น ตั้งใจฟังลูกค้าของคุณ หลีกเลี่ยงการมองไปรอบๆ ทำกริยาหรือพูดอะไรที่ไม่เหมาะสมระหว่างที่คุณกำลังคุยกับลูกค้า
ให้คำแนะนำในเวลาที่เหมาะสม
การสนทนาทางธุรกิจจำเป็นต้องจับข้อมูลจากลูกค้าให้ได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น เวลาที่ลูกค้าพูดเกี่ยวกับความคิดเห็นของเขา แผนการของเขา คุณควรตั้งใจฟังและแน่ใจว่าคุณเข้าใจความหมายอย่างชัดเจนแล้ว จากนั้นคุณจึงให้คำแนะนำอย่างช้าๆ ถ้าหากลูกค้าของคุณต้องการฟังความคิดเห็นจากคุณ อย่ารีบเร่งขัดความคิดพวกเขา แม้ว่าจากมุมมองของคุณแล้วไอเดียของพวกเขาจะแย่กว่าไอเดียของคุณก็ตาม
พูดเข้าประเด็นหลัก
ลูกค้าจะไม่มีเวลามากมายมานั่งฟังคุณพูดเลี่ยงความเป็นนจริง ดังนั้นหนทางที่ดีที่สุดคือพูดเข้าประเด็นหลักไปเลย เพราะในทางธุรกิจ หากคุณพูดเป็นนัยถึงบางสิ่ง คุณจะทำให้ลูกค้ารู้สึกรำคาญ จากนั้นคุณก็จะสูญเสียความประทับใจที่ลูกค้าให้คุณไป
เชื่อมั่นในทัศนคติของคุณ
การเคารพและนับถือลูกค้าของคุณนั้น เป็นสิ่งจำเป็นในการโน้มน้าวใจพวกเขา แต่นั่นก็ไม่ได้หมายถึงว่าคุณก้มหัวให้พวกเขา ในสถานการณ์ต่างๆ คุณต้องยึดมั่นในทัศนคติของคุณ ลูกค้าที่ฉลาดๆจะเลือกคู่ค้าจากใครก็ตามที่มีความหนักแน่นและมุมมองทางด้านการเมือง พวกเขาไม่เคยเลือกใครก็ตามที่สามารถปรับตัว ปรับเปลี่ยนได้ เพราะนั่นหมายถึงว่ามันเป็นการกระทำแค่เปลือกนอกเท่านั้น
ควบคุมอารมณ์ของคุณขณะคุยกับลูกค้า
อารมณ์ของแต่ละคนมีความแตกต่างกันออกไป โดยเฉพาะในคนที่ช่างพูดช่างคุย เเต่เมื่อคุณติดต่องานกับลูกค้า คุณต้องเตือนตัวเองอยู่เสมอ ไม่ให้นำอารมณ์ส่วนตัวมาส่งผลต่อการพูดคุย เพราะว่ามันจะทำให้เสียการสนทนาได้ง่ายๆ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาจะคิดว่าคุณนั้นเป็นคนไม่สุภาพและมีความไม่น่าเชื่อถือที่จะร่วมทำงานด้วย
การสื่อสารทางธุรกิจนั้นไม่ยาก แต่คุณก็ไม่ควรที่จะไม่ให้ความสนใจมัน ตั้งแต่คุณเริ่มพูดกับคู่ค้าหรือลูกค้า นั่นหมายถึงว่าคุณต้องมุ่งมั่นกับสิ่งๆนี้อย่างมาก และมันก็ต้องสำคัญกับคุณมาก ดังนั้น คุณควรเตรียมตัวอย่างระมัดระวังสำหรับการพูดคุย เพราะว่าคุณไม่สามารถพูดบางอย่างกับลูกค้าได้ เช่น "โอ้ ขอโทษค่ะ ฉันพลาดเอง" "นั่นไม่ถูกต้องค่ะ" หรืออื่นๆ คำพูดเหล่านี้จะทำให้ลูกค้าของคุณไม่พอใจ จะทำให้คุณสถานการณ์พูดไม่ออก และส่งผลแย่ๆต่อการพูดคุยของคุณทั้งสองฝั่ง
