โทรศัพท์

การสื่อสารโดยโทรศัพท์เป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมมาก ทุกวันนี้ มันสะดวกสบายมากที่คุณจะอยู่ที่บ้านและโทรหาใครก็ได้โดยไม่ต้องไปพบหน้าโดยตรง แต่เพราะสาเหตุเหล่านี้ การสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์จึงต้องการทักษะหลายทักษะที่จะทำให้ผู้รับสารสามารถเข้าใจในความคิดของคุณผ่านประโยคสนทนานั้น


+ ถ้าคุณเป็นผู้ฟัง
เมื่อคุณรับโทรศัพท์ คุณควรเปิดใจ เปิดความคิด เมื่อรับโทรศัพท์นั้น คุณควรรับโทรศัพท์เมื่อโทรศัพท์ดัง 2-3 ครั้ง คุณไม่ควรปล่อยให้โทรศัพท์ดังนานเกินไปหรือรับโทรศัพท์ทันทีโดยไม่มีการเตรียมตัวในการพูดก่อน ดังนั้น การเป็นผู้ฟัง คุณควรมีทักษะบางทักษะข้างล่างนี้ :

1. อย่าให้ผู้ที่โทรมาเป็นคนพูดฝ่ายเดียว
ผู้ที่โทรมามักจะมีการเตรียมการทุกเนื้อหาของบทสนทนาไว้เรียบร้อยแล้ว พวกเขาจะเข้าสู่เนื้อหาของบทสนทนาและตั้งคำถามคุณ พวกเขาจะพูดมากกว่าคุณ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเงียบและฟังเพียงอย่างเดียว คุณควรตอบรับบ้าง เช่น "ใช่ค่ะ เข้าใจค่ะ" "ใช่ครับ กำลังฟังอยู่ครับ" หรืออื่นๆ มันเป็นการตอบที่สั้นๆแต่เป็นการแสดงว่า คุณกำลังฟังและกำลังตั้งใจฟังพวกเขา

2. พูดช้าๆและใช้เสียงโทนปานกลาง
ถ้าผู้ที่โทรมาต้องการคำแนะนำหรือให้ออกความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหา คุณควรตอบพวกเขาอย่างช้าๆและใช้เสียงโทนปานกลาง ไม่เสียงดังเกินไป มันจะทำให้ผู้ที่โทรมารู้สึกไม่ค่อยดี อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรพูดเบาเกินไป มันจะทำให้พวกเขาไม่สามารถฟังได้อย่างชัดเจน ทำให้พวกเขาต้องถามใหม่อีกครั้ง และคุณก็จะเสียเวลา

3. ฟังด้วยการเปิดใจ และเปิดความคิด
อย่าคิดว่าการสื่อสารทางโทรศัพท์ซึ่งไม่เห็นหน้ากันแล้วคุณจะทำหน้าเบื่อหน่าย ไม่พอใจ อย่างไรก็ได้ที่ต้องการ น้ำเสียงของคุณจะบ่งบอกถึงอารมณ์และการเคลื่อนไหวทั้งหมดของคุณ ดังนั้น คุณควรฟังอย่างเปิดใจ คิดในแง่บวกไว้ อย่างลืมยิ้มด้วยล่ะ พวกเขาสามารถรู้สึกถึงอารมณ์ได้นะ

4. หลีกเลี่ยงการทานหรือดื่มเครื่องดื่มขณะรับโทรศัพท์
เมื่อทำการรับโทรศัพท์ คุณไม่ควรทานหรือดื่มทุกสิ่งอย่าง เพราะว่าบางครั้งมันจะทำให้เสียงของคุณเปลี่ยนไป ซึ่งบางทีอาจจะแย่ลง ดังนั้นการสนทนาจะไม่ดำเนินต่อไป มีหนึ่งสิ่งที่ผู้ที่โทรมาคิดได้ก็คือ มันหมายความว่า คุณได้สร้างพฤติกรรมแย่ๆต่อพวกเขา พวกเขาจะคิดว่าคุณไม่เคารพทั้งต่อพวกเขาและต่อการสนทนา

5. เตรียมปากกาและสมุดเสมอ
เมื่อมีโทรศัพท์เข้ามา คุณควรมีสมุดและปากกาในการจดโน้ตที่ลูกค้าพูด และมั่นใจว่าคุณไม่ได้ลืมรายละเอียดใดๆในการสนทนา นี่เป็นวิธีการที่จะช่วยให้คุณตอบคำถามของตัวเองและตอบคำถามของฝ่ายลูกค้าได้

6. อย่าวางหูโทรศัพท์ทันที
ถ้าหากคุณไม่ต้องการที่จะสนทนาต่ออีกแล้ว คุณควรหาวิธีทางที่จะวางสายอย่างฉลาด อย่าวางสายโทรศัพท์ทันที การกระทำนี้จะทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่ดี ถ้าหากคุณทำงานองค์กร อย่างงานโรงงาน พวกเขาจะว่ากล่าวคุณจากการกระทำที่ไม่สุภาพ-การกระทำที่ไม่ให้ความเคารพ

7. พูดทวนเนื้อหาบทสนทนา
การเป็นผู้ฟัง คุณควรจับใจความสำคัญของบทสนทนา มันจะเป็นการทำให้ผู้ที่โทรมาเชื่อมั่น เพราะว่า เมื่อเราพูดทวนเนื้อหาจะเป็นการพิสูจน์ว่าคุณให้ความสนใจกับปัญหาของพวกเขาอย่างมาก และพวกเขาก็จะรู้สึกว่าได้รับความเคารพมากขึ้น

+ ถ้าคุณเป็นผู้โทรไป
ก่อนที่จะทำการโทรหาใครสักคน คุณควรเตรียมเนื้อหาสำหรับการพูด มันจะทำให้คุณเริ่มต้นการคุยได้และช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ ดังนั้นการที่จะประสบความสำเร็จในการสนทนา คุณควรที่จะฝึกฝนทักษะข้างล่างต่อไปนี้ :

1. แนะนำตัวเองและบอกจุดประสงค์ของการโทรครั้งนี้
เมื่อคุณโทรหาลูกค้า อันดับแรก คุณควรทักทายและแนะนำตัวคุณเอง เช่น ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และอื่นๆ เพื่อที่จะให้ผู้ฟังรับรู้ข้อมูลของคุณ อันดับที่สอง ทวนรายละเอียดของลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่าคุณโทรมาถูกคน นี่เป็นสิ่งแรกที่คุณจะต้องทำเพื่อให้บทสนทนาเป็นไปอย่างลื่นไหล

2. ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาที่จะโทร
การตัดสินใจเวลาในการโทร คุณควรที่จะหลีกเลี่ยงเวลา เช่น เวลาเช้ามาก เวลาตอนค่ำและช่วงพักเบรค เพราะว่าทุกคนจะยุ่งในเวลาเหล่านี้และไม่พร้อมสำหรับการสนทนา มันจะแย่มาก ถ้าพวกเขารู้สึกรำคาญ คุณควรหลีกเลี่ยงช่วงเวลาเริ่มทำงาน เพราะทุกคนกำลังยุ่งในการเคลียร์ปัญหางาน พวกเขาจะไม่มีเวลามากในการคุยกับคุณ ดังนั้น เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมในการโทร เพื่อผลลัพธ์ที่เหมาะสมและต้องการ

3. ใช้โทนเสียงที่นุ่มนวลและจับใจ
เมื่อคุณโทรหาใครสักคน คุณไม่ควรตะโกนและทำเสียงรำคาญพวกเขา เพราะทุกๆน้ำเสียงจะแสดงถึงบุคลิกของคุณเมื่อสนทนาผ่านโทรศัพท์ ใช้โทนเสียงที่นุ่มนวลและจับใจ ทำให้ผู้ฟังรู้สึกดีเวลาฟัง อีกทั้งยังทำให้พวกเขาประทับใจ เมื่อคุณกำลังพูด คุณควรที่จะยิ้ม แม้ว่าพวกเขาจะไม่เห็นหน้าคุณก็ตาม แต่พวกเขายังคงรู้สึกถึงทัศนคติของคุณเวลาคุยกับพวกเขา

4. เตรียมหัวข้อการสนทนา
คุณไม่ควรโทรหาลูกค้าขณะที่มมีความลังเล ไม่รู้ว่าจะพูดอะไร หรือเสียเวลาในการคิดคำถาม มันจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกรำคาญหรือปฏิเสธสายของคุณในอนาคต ดังนั้น เขียนทุกๆสิ่งที่คุณจะต้องพูด เพื่อทำให้การสนทนาลื่นไหล

5. อย่าใช้คำศัพท์เฉพาะทาง
เมื่อจะโทรไปปรึกษา หรือต่อรองกับลูกค้า คุณควรที่จะใช้คำที่ง่ายต่อการเข้าใจ หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะทาง ซึ่งจะทำให้ลูกค้าของคุณไม่เข้าใจว่าคุณหมายถึงอะไร พวกเขาจะคิดว่าคุณจะทำเป็นเก่ง แต่ไม่ใช่ในเวลาที่ถูกต้อง

6. บอกลาก่อนที่จะจบการสนทนา
อย่าวางสายโทรศัพท์โดยไม่มีการบอกลา มันเหมือนคุณทิ้งพฤติกรรมที่ไม่ดีในสายตาพวกเขาไว้ การทักทายที่ดี การบอกลาหรือขอบคุณสำหรับการรับฟังจะช่วยให้ลูกค้าของคุณรู้สึกดีมากขึ้น มันจะพิสูจน์ว่า คุณมีความสุภาพและมีการไตร่ตรองเวลาทำงาน

การสนทนาผ่านโทรศัพท์จะช่วยย่นระยะทางระหว่างคุณและครอบครัว เพื่อน และเพื่อนร่วมงาน รวมถึงการทำธุรกิจ มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการเจรจา ดังนั้น เตรียมทุกอย่างให้พร้อมสำหรับการโทรอยู่เสมอ จำไว้ว่าระมัดระวังและใส่ใจในการรับโทรศัพท์รวมถึงการโทรศัพท์ด้วย

  •  
     
  •  

ทักษะ - คำแนะนำอื่นๆ

โทรศัพท์

เตรียมตัวทุกวันเพื่อหางานในวันที่จำเป็น 2/2

เรามาว่ากันต่อนะครับ คอนเนคชั่นจากการไปร่วมกิจกรรมต่าง ๆเราอาจจะไม่เคยรู้มาก่อนว่าคอนเนคชั่น หรือ การออกไปพบปะผู..

โทรศัพท์

เตรียมตัวทุกวันเพื่อหางานในวันที่จำเป็น 1/2

เราเคยคิดไหมว่า งานที่เราทำอยู่ทุกวันนี้นั้นมันมั่นคงแล้ว หรือ คิดว่างานที่เราทำนั้นทำให้เรามีความก้าวหน้า เราจะมั่นใจได..