มาทำความรู้จักกับกระบวนการคัดเลือกพนักงานกันนะคะ การคัดเลือกพนักงานจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆได้แก่
- การสรรหาคัดเลือกจากภายใน (Internal Recruitment) และ
- การสรรหาคัดเลือกจากภายนอก (External Recruitment)
1. สำหรับการคัดเลือกภายในองค์กร (Internal Recruitment)
คือการคัดเลือกบุคลากรจากภายในองค์กรที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถตรงตามความต้องการของตำแหน่งงานนั้น ซึ่งอาจจะเป็นตำแหน่งงานในสายงานเดิม หรือเป็นสายงานอื่นๆภายในองค์กร สำหรับองค์กรที่มีการวางระบบการคัดเลือกภายในที่ดี โปร่งใส และชัดเจนจะเป็นการเปิดโอกาสให้กับพนักงานได้มีความก้าวหน้าและการเติบโตภายในองค์กรหรือที่เรารู้จักกันดีที่เรียกกันว่า Career Path และยังเป็นโอกาสของการเรียนรู้หน้างานใหม่ๆ อันจะนำไปสู่ทักษะในการทำงานที่หลากหลายของพนักงาน
แต่การคัดเลือกจากภายในก็มีปัญหาบางประการแผงอยู่อาทิเช่นหัวหน้างานไม่ยินยอมให้พนักงานสมัครงานแผนกอื่น เมื่อพนักงานได้รับการคัดเลือกแล้วและโอนย้ายไปยังแผนกใหม่แล้วแต่ไม่สามารถทำงานได้ ไม่ผ่านทดลองงาน พนักงานจะสามารถย้ายกลับมาแผนกเดิมหรือทำอย่างไรต่อไป เป็นต้น ซึ่งเจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือกจะเป็นผู้ทำหน้าที่ในการประสาน สร้างความเข้าใจระหว่างหัวหน้างานและพนักงาน ตลอดจนการวางระบบการคัดเลือกภายในที่เหมาะสมสามารถวัดสมรรถนะตามตำแหน่งงานและมีความเป็นธรรม ในการที่จะป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นตามมา
2. การคัดเลือกประเภทที่สองคือการคัดเลือกจากภายนอกหรือ External Recruitment นั้น คือ
การสรรหาคัดเลือกบุคคลจากภายนอกองค์กรตามความรู้ ทักษะ และความสามารถที่ต้องการของตำแหน่งงานนั้นๆ โดยจะต้องพิจาราณาถึงผู้สมัครที่มีความสอดคล้องกับวัฒนธรรมขององค์กร สไตล์การทำงานของหัวหน้างานและทีมงานที่ผู้สมัครจะร่วมงานด้วย
หลายท่านอาจสงสัยว่าทำไมต้องสอดคล้องตามสมรรถนะ ถ้าหากผู้สมัครมีคุณสมบัติตามต้องการแล้วทำไมยังต้องมาพิจารณาว่าผู้สมัครควรมีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กรและสไตล์การทำงานของทีมงาน นั่นเป็นเพราะผู้สมัครที่มีคุณสมบัติมีแนวโน้มสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรและสไตล์การทำงานของหัวหน้างานและทีมงานแล้วนั้น มีแนวโน้มที่จะสามารถร่วมงานกับองค์กรและ เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานได้เป็นอย่างดี
ดังนั้นผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามความรู้ ทักษะ และความสามารถตามตำแหน่งงาน สอดคล้องตามวัฒนธรรมองค์กร และวัฒนธรรมของทีมงานย่อมเป็นผู้สมัครในดวงใจของเจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือกและหัวหน้างานเลยคะ คุยกันภาพใหญ่แล้วมาลงในรายละเอียดกันสักหน่อยในภาพของกระบวนการสรรหาเริ่มกันตั้งแต่การที่ส่วนงานสรรหาและคัดเลือกได้รับแผนกำลังคน
ในแต่ละปี แผนกำลังพลนี่แหละจะเป็นแผนที่หรือคู่มือให้กับเจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือกได้เอามาใช้ออกแบบแผนและกลยุทธ์ที่จะใช้สรรหาบุคลากร ดังนั้นเมื่อต้นสังกัดแผนกต่างๆได้มีการส่งคำร้องขอกำลังคนมายังส่วนงานสรรหาและคัดเลือกแล้ว เจ้าหน้าที่สรรหามีหน้าที่ทำความเข้าใจว่าตำแหน่งที่ร้องขอมานั้น
- ต้องการกี่ตำแหน่ง
- วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานคืออะไร
- หน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ
- คุณสมบัติของผู้สมัครประจำตำแหน่ง
- สมรรถนะหลักและรองที่จำเป็นตามตำแหน่งงานมีอะไรบ้าง
สิ่งเหล่านี้จะเป็นข้อมูลที่เจ้าหน้าที่สรรหาจะนำมาใช้เพื่อการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมจากฐานข้อมูลผู้สมัคร ซึ่งช่องทางการค้นหาผู้สมัครก็มีอยู่หลากหลายช่องทางไม่ว่าจะเป็น ฐานข้อมูลผู้สมัครขององค์กรจากการประกาศเปิดรับสมัครงานผ่านเว็บไซต์หางานต่างๆ การติดป้ายประกาศ การค้นในฐานข้อมูลผู้สมัครที่ลงชื่อในเว็บไซต์รับสมัครงานต่างๆ โครงการเพื่อนแนะนำเพื่อน การใช้เอเจนซี่หรือบริษัทเฮดฮั้น และสื่อสังคมออนไลน์ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากในปัจจุบันคือสื่อโซเชียลมีเดีย ซึ่งจะเป็นการช่วยขยายฐานข้อมูลผู้สมัครและเชื่อมโยงได้ถึงกันได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น เช่น Facebook, Twitter, Likedin เป็นต้น
เมื่อเจ้าหน้าที่สรรหาได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงหรือใกล้เคียงตามที่ต้องการแล้ว เจ้าหน้าที่สรรหาจะทำหน้าที่ในการตรวจสอบซ้ำว่าประวัติที่ผู้สมัครกรอกมาในประวัตินั้นมีความถูกต้อง และมีทักษะและประสบการณ์จริง ซึ่งเจ้าหน้าสรรหาสามารถทำได้ด้วยการโทรศัพท์พูดคุยกับผู้สมัครเบื้องต้น และเก็บข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครเพิ่มเติม อย่างไรก็ดีเราอาจจะส่งประวัติผู้สมัครให้กับไลน์เมเนเจอร์เพื่อพิจารณาประวัติเบื้องต้นก่อนที่จะมีการโทรสัมภาษณ์หรืออาจจะโทรสัมภาษณ์ก่อนเพื่อสรุปข้อมูลเพิ่มเติมพร้อมกับส่งประวัติให้กับไลน์เมเนเจอร์ก็ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของแต่ละบริษัทเอง ไม่ได้มีกำหนดไว้อย่างตายตัว
ขั้นตอนต่อมาคือการนำผู้ผ่านการคัดเลือกมาสัมภาษณ์และทำการทดสอบ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนที่เปิดโอกาสให้ผู้สมัคร เจ้าหน้าที่สรรหา และไลน์เมเนเจอร์ได้มาเจอกันและพูดคุยกันได้โดยตรง เจ้าหน้าที่สรรหาจะเป็นเสมือนคนกลางที่เชื่อมระหว่างผู้สมัครและไลน์เมเนเจอร์ในการทำความรู้จักซึ่งกันและกันให้มากขึ้นและสร้างบรรยากาศที่ดีระหว่างการสัมภาษณ์ สิ่งที่สำคัญสำหรับเจ้าหน้าที่สรรหาจะต้องเตือนตัวเองเสมอว่าต้องไม่นำอคติส่วนตัวมาเป็นปัจจัยระหว่างการสัมภาษณ์ ไม่สร้างบรรยากาศหรือทำให้ผู้สมัครไม่ประทับใจในองค์กร
บางครั้งเราปฏิเสธไม่ได้เลยว่าผู้สมัครแต่ละท่านอาจมีบุคลิกภาพหรือปัจจัยภายนอกอะไรบางอย่างที่ขัดแย้งกับสิ่งที่เจ้าหน้าที่สรรหาคาดหวัง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการมุ่งเน้นไปยังคุณสมบัติที่คาดหวังตามตำแหน่งงานว่าง ซึ่งไม่ใช่แค่เจ้าหน้าที่สรรหาไลน์เมเนเจอร์เองก็เช่นกันที่จะต้องไม่ลืมในข้อนี้
และตัวช่วยการสัมภาษณ์งานที่จะช่วยไม่ให้เอาอคติมาใช้ในการคัดเลือกผู้สมัคร คือการสัมภาษณ์ตามสมรรถนะ เช่น STAR Interview หรือ Targeted Selection จะสามารถนำมาช่วยลดอคติส่วนตัวออกไปได้ นอกจากการสัมภาษณ์ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งในการคัดเลือกแล้ว การคัดเลือกยังสามารถใช้เครื่องมืออื่นๆมาช่วยประกอบการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครได้ อาทิเช่น แบบทดสอบความถนัดตามตำแหน่งงาน แบบประเมินบุคลิกภาพ แบบประเมินทักษะการบริหารจัดการ ฯลฯ ซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
นอกจากนี้อาจมีการตรวจสอบประวัติของผู้สมัคที่ได้รับการคัดเลือกเพื่อเป็นการยืนยันซ้ำก่อนทำการเสนอเงินเดือนและการจ้างงานในท้ายที่สุด ดังนั้นเครื่องมือการคัดเลือก เกณ์การประเมินชี้วัด กระบวนการที่เหมาะสมโปร่งใส และยุติธรรมจะช่วยให้องค์กรคัดเลือกและจ้างสมาชิกใหม่ที่มีประสิทธิภาพเหมาะสมกับองค์กร
ฝากข้อคิด “ไม่มีเครื่องมืออะไรที่จะตัดสินคนได้ 100% แต่การเลือกใช้เครื่องมือการคัดเลือกที่เหมาะสมและการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านั้นเพื่อบอกแนวโน้มคุณสมบัติของผู้สมัคร จะช่วยให้แนวโน้มในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมตามตำแหน่งงานและวัฒนธรรมองค์กรได้เพิ่มสูงขึ้น”
